Suivre l’exécution des commandes

• Notifier aux fournisseurs les bons de commande approuvés
• Relancer par mail, ou par téléphone le fournisseur en lui rappelant le délai de livraison

Coordonner la réception des livraisons

• Organiser la réception physique des livraisons
• Enregistrer les plaintes / recommandations des fournisseurs (retard dans le règlement des factures, difficultés dans l’exécution des commandes)
• Rendre compte au supérieur hiérarchique (via mail)

Assurer le traitement des factures

• Réceptionner les factures en vérifiant la conformité
• Transmettre les factures à la comptabilité (Physiques et sous-système)
• Procéder à la régularisation des factures sous contrats
• Suivre le circuit de validation des factures

Etablir et communiquer les indicateurs de performances des achats

• Renseigner régulièrement les tableaux de bord du Service Achats
• Consolider l’ensemble des indicateurs
• Transmettre les indicateurs de performances du Service Achats (MT, Qualité) selon la périodicité définie
• Collecter tout autre ratio pertinent pour le pilotage des activités

Evaluer les fournisseurs

• S’assurer que toutes les réceptions disposent d’une évaluation
• Organiser le processus d’évaluation des fournisseurs selon les périodicités définies
• Rédiger & transmettre les courriers d’évaluation aux fournisseurs
• Faire le suivi des plans d’actions des insatisfactions
• Procéder périodiquement à une mise à jour des documents administratifs & Fiscaux des fournisseurs (RCCM, Attestation CNPS, Attestation de Régime Fiscal, Attestation de Régularité Fiscale)

Agréer les fournisseurs

• Réceptionner et traiter les demandes d’agrément
• Organiser le processus d’agrément des fournisseurs selon les périodicités définies
• Rédiger & transmettre les courriers d’agrément aux fournisseurs
• Tenir à jour un répertoire fournisseurs agréés

Veiller à l’application de la politique Qualité Achat

• Mettre en œuvre les recommandations des différents audits qualité
• Inciter les fournisseurs à s’inscrire dans un processus d’amélioration continue

Assurer la correspondance avec l’extérieur

• Rédiger les courriers (Note d’informations, résultat de l’évaluation, mise en demeure, application des pénalités de retard …) à l’endroit des fournisseurs
• Obtenir les validations adéquates

Assurer toutes les tâches administratives demandées par la hiérarchie

• Participer aux réunions et séances de travail journalières et/ou hebdomadaires
• Archiver tous les dossiers achats (Dossiers partagés BC + Offres + Factures)
• Faire un compte rendu hebdomadaire de ses activités
• Effectuer tous travaux demandés par la hiérarchie